Calendario anual del SG-SST mes a mes

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) se ejecuta por años calendario: de enero a diciembre (Res. 0312 de 2019, art. 26). Algunas obligaciones tienen mes fijo en la norma. Otras solo dicen "una vez al año" y tú eliges el mes. Y otras se cuentan desde la última vez que las hiciste.

Esta guía junta todo en un calendario. En cada fecha verás si el mes lo fija la norma o si es una fecha sugerida para que los resultados lleguen a tiempo a la autoevaluación de diciembre.

Qué te aplica

No todas las fechas son para todas las empresas. Revisa primero esta tabla:

Obligación	A quién aplica
Autoevaluación, plan de mejora, plan anual	Todas las empresas
Comité de Convivencia Laboral	Todas las empresas, sin importar el tamaño
Reunión mensual y renovación del COPASST	Empresas con 10 o más trabajadores (con menos, hay Vigía de SST)
Reporte de avances a la ARL	Solo si la autoevaluación salió crítica o moderadamente aceptable
Evaluación de riesgo psicosocial	Todas las empresas
Vigilancia epidemiológica psicosocial	Solo si la batería salió en riesgo alto o hay efectos negativos en la salud
Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV)	Más de 10 vehículos o 2 o más conductores al servicio de la empresa
Trabajo en alturas	Si hay trabajo con riesgo de caída de más de 2 metros
Accidentes mayores	Si tienes una instalación clasificada por sus sustancias químicas peligrosas

¿Dudas con el COPASST o el Vigía? Lee COPASST o Vigía de SST. ¿Con el PESV? Lee ¿Me aplica el PESV?.

Mes a mes

En el PESV, la norma pide revisar con el comité cada trimestre y comunicar los resultados; los meses que ves son sugeridos, salvo el reporte de enero.

Enero

Registrar la autoevaluación y el plan de mejora del año anterior en el aplicativo de Mintrabajo. El plazo lo fija una circular cada año (ver abajo).
Enviar a la ARL copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento (Res. 0312, art. 28). La norma no fija día: fecha sugerida, 31 de enero.
Informe anual del Comité de Convivencia Laboral a la alta dirección, del año anterior (Res. 3461 de 2025, art. 6).
Informe trimestral del Comité de Convivencia Laboral, de octubre a diciembre.
PESV: reporte de autogestión del año anterior, a más tardar el 31 de enero, e indicadores del trimestre que cerró (Res. 40595 de 2022, paso 20). Si tu negocio no es el transporte, la fecha depende del último dígito de tu NIT: entre el 6 y el 31 de enero (Circular 0034 de 2026 de Mintrabajo). Lo explicamos en PESV: ¿me aplica y en qué nivel?.
Accidentes mayores: métricas del año anterior para el Ministerio del Trabajo (Res. 1890 de 2025).

Febrero

Actualizar la información de riesgo psicosocial del año, por actividad, ocupación, sexo y edad (Res. 2646 de 2008, arts. 8 y 12). La norma pide hacerlo cada año; febrero es fecha sugerida.
PESV: reunión trimestral del comité de seguridad vial.

Marzo

Reporte de avances a la ARL, si la autoevaluación salió crítica: máximo 3 meses después de hacerla (Res. 0312, art. 28). Con la autoevaluación en diciembre, cae en marzo.
PESV: comunicación trimestral de indicadores y resultados.

Abril

Informe trimestral del Comité de Convivencia Laboral, de enero a marzo.
PESV: indicadores del primer trimestre.

Mayo

PESV: reunión trimestral del comité de seguridad vial.

Junio

Reporte de avances a la ARL, si la autoevaluación salió moderadamente aceptable: máximo 6 meses después (Res. 0312, art. 28).
PESV: comunicación trimestral.

Julio

Informe de avance del plan de mejoramiento, con las recomendaciones de la ARL (Res. 0312, art. 28). Lo presentan todas las empresas (Circular 0027 de 2026).
Informe trimestral del Comité de Convivencia Laboral, de abril a junio.
PESV: indicadores del segundo trimestre.

Agosto

PESV: reunión trimestral del comité de seguridad vial.

Septiembre

Simulacro del plan de emergencias, con todos los trabajadores (Dto. 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.25, num. 10). La norma pide uno al año; septiembre u octubre es fecha sugerida.
PESV: simulacro de emergencias viales, que puede ir junto al anterior, y comunicación trimestral.

Octubre

Auditoría anual del SG-SST, planificada con el COPASST o el Vigía (Dto. 1072, art. 2.2.4.6.29). Fecha sugerida: octubre y noviembre.
Informe trimestral del Comité de Convivencia Laboral, de julio a septiembre.
PESV: diagnóstico, auditoría anual e indicadores del tercer trimestre.

Noviembre

Fechas sugeridas, para que los resultados entren a la autoevaluación de diciembre:

Revisión por la alta dirección, con la revisión de la política de SST (Dto. 1072, arts. 2.2.4.6.31 y 2.2.4.6.6).
Revisión de los objetivos del SG-SST (Dto. 1072, art. 2.2.4.6.18).
Actualizar la identificación de peligros y la valoración de riesgos (Dto. 1072, art. 2.2.4.6.15). También tras un accidente mortal, un evento catastrófico o un cambio.
Evaluar el programa de vigilancia epidemiológica psicosocial, si lo tienes (Res. 2646, art. 17).
PESV: reunión de la alta dirección, riesgos viales, objetivos y comportamiento.

Diciembre

Mes fijo en la norma (Res. 0312, art. 26):

Autoevaluación de estándares mínimos.
Plan de mejora según el resultado.
Plan Anual de Trabajo del año siguiente, que arranca el 1 de enero.

Además:

Indicadores anuales: proporción de accidentes mortales, prevalencia e incidencia de enfermedad laboral (Res. 0312, art. 30).
Rendición de cuentas de quienes tienen responsabilidades en el SG-SST (Dto. 1072, art. 2.2.4.6.8, num. 3).
Revisión del programa de capacitación con el COPASST o Vigía (Dto. 1072, art. 2.2.4.6.11).
Diagnóstico general de salud: el prestador de las evaluaciones médicas te lo entrega en diciembre, sin datos individuales (Res. 1843 de 2025, arts. 4 y 20).
PESV: plan anual y plan de capacitación del año siguiente, y comunicación trimestral.

Para preparar la autoevaluación, lee Qué es la autoevaluación de estándares mínimos.

Lo que se repite cada mes

Qué	A quién aplica	Norma
Reunión del COPASST, con acta	10 o más trabajadores	Res. 2013 de 1986, art. 7
Reunión ordinaria del Comité de Convivencia Laboral, con acta	Todas	Res. 3461 de 2025, art. 9
Indicadores de frecuencia, severidad y ausentismo	Todas	Res. 0312, art. 30

El Comité de Convivencia también se reúne de forma extraordinaria cada vez que recibe una queja. Detalles en Comité de Convivencia Laboral.

Lo que se cuenta desde la última vez

Estas fechas no tienen mes fijo: dependen de cuándo lo hiciste la última vez.

Qué	Cada cuánto	Norma
Renovar el COPASST	2 años desde su elección	Dto. Ley 1295 de 1994, art. 63
Renovar el Comité de Convivencia Laboral	2 años desde que se comunicó la elección	Res. 3461 de 2025, art. 5
Evaluaciones médicas periódicas	Según el profesiograma; lo usual es cada año y nunca más de 3 años	Res. 1843 de 2025, art. 15
Actualización de 20 horas del curso de 50 horas	Cada 3 años desde el certificado	Res. 4927 de 2016, art. 16
Batería de riesgo psicosocial	Cada año, o cada 2 si el riesgo es medio o bajo en las formas A y B	Res. 2764 de 2022, art. 3
Inspección de equipos contra caídas	Al menos cada año, o lo que indique el fabricante	Res. 4272 de 2021, art. 61
Reentrenamiento en alturas	Al cambiar condiciones y como actualización ligada a 18 meses	Res. 4272 de 2021, art. 27
Política del PESV	Al menos cada 3 años	Res. 40595 de 2022, paso 3
Registro de la instalación clasificada	Cada año y cuando cambien las sustancias o la instalación	Dto. 1072, art. 2.2.4.12.8
Informe de seguridad de accidentes mayores	Cada 5 años; el primero, a más tardar el 25 de septiembre de 2027 si la instalación ya existe	Dto. 1072, art. 2.2.4.12.11

Más detalle en Evaluaciones médicas ocupacionales, Curso de 50 horas del SG-SST, Riesgo psicosocial y Trabajo en alturas.

Lo que ocurre por evento

Algunas obligaciones no van en el calendario porque dependen de un hecho:

Accidente de trabajo o enfermedad laboral: se reporta a la ARL y a la EPS en máximo 2 días hábiles (Res. 0312, art. 9).
Queja de acoso laboral: reunión extraordinaria del Comité de Convivencia; el trámite no pasa de 65 días (Res. 3461 de 2025).
Retiro, incapacidad larga o cambio de cargo: cada uno lleva su evaluación médica (Res. 1843 de 2025).

Fechas que fija una circular cada año

El registro de la autoevaluación en el aplicativo de Mintrabajo no tiene fecha fija en la Res. 0312. La fija una circular cada año y ha cambiado:

Año	Plazo	Circular
2023	Primer día hábil de enero al último de febrero	Circular 082 de 2022
2024	1 de febrero al 29 de marzo	Circular 093 de 2023
2026	Hasta el 31 de julio de 2026	Circular 0027 de 2026

Antes de registrar, revisa la circular del año. Mientras no salga, prepárate para el plazo más corto observado: finales de febrero.

Errores frecuentes

Dejar todo para diciembre. La auditoría, la revisión por la dirección y la matriz de peligros alimentan la autoevaluación. Hazlas antes.
Olvidar el informe de julio. Lo presentan todas las empresas, no solo las de puntaje bajo.
Contar la renovación de los comités desde el año calendario. Se cuenta desde la elección.
Dar por hecho el plazo del registro. Cambia cada año con la circular.
Hacer reuniones sin acta. Sin acta no hay evidencia de la reunión.

Cómo lo hace Pentevark

Crea las fechas del año según tu perfil: tamaño, riesgo, PESV, alturas, químicos y riesgo psicosocial.
Las fechas que se cuentan desde la última vez te piden, al cerrarlas, la fecha real (la elección del comité, el certificado, el inicio de la intervención). Así la siguiente queda bien calculada.
Cuando sale la circular del año, actualiza el plazo del registro y te muestra la fuente.
Cada fecha queda ligada a su requisito y a la evidencia que la soporta.

Esta guía resume la norma para orientarte. No reemplaza la asesoría de un profesional en SST con licencia vigente.