Términos y condiciones de uso

Estos términos explican cómo funciona Pentevark Compliance y qué esperamos el uno del otro. Léelos antes de crear tu cuenta. Si algo no queda claro, escríbenos a compliance@pentevark.com.

1. Partes y aceptación

1.1. Estos Términos regulan el uso de la plataforma "Pentevark Compliance" (la "Plataforma"), prestada por Pentevark Group, domiciliada en Carrera 17 # 2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia, correo compliance@pentevark.com ("Pentevark").

1.2. El "Cliente" es la persona jurídica (o persona natural comerciante) que crea una organización en la Plataforma. Quien se registra declara que tiene facultades para obligar al Cliente.

1.3. Al marcar la casilla de aceptación y crear la cuenta, el Cliente celebra este contrato por medios electrónicos. La oferta y la aceptación expresadas por mensajes de datos son válidas y obligatorias (Ley 527 de 1999, arts. 5 y 14). Pentevark guarda como prueba la versión aceptada, la fecha y hora, el usuario y la dirección IP.

1.4. Los usuarios invitados por el Cliente aceptan estos Términos y la Política de tratamiento de datos al aceptar la invitación.

1.5. Forman parte de este contrato: (a) la Política de tratamiento de datos personales; (b) el Contrato de transmisión de datos personales, que regula a Pentevark como Encargado; y (c) el plan comercial contratado.

2. El servicio

2.1. La Plataforma es un software como servicio (SaaS) entre empresas (B2B) que ayuda al Cliente a organizar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): identifica requisitos aplicables según su perfil, genera un plan de acciones, recuerda vencimientos, guarda evidencias y produce reportes.

2.2. El servicio se presta como herramienta de gestión. El contenido normativo se basa en fuentes oficiales, se versiona y se actualiza, pero puede no reflejar de inmediato cambios normativos.

2.3. Disponibilidad objetivo: 99,5 % mensual, salvo mantenimientos programados y fuerza mayor. Esta meta no genera compensación económica.

3. Aviso importante

3.1. La Plataforma no reemplaza al responsable del SG-SST. El diseño, la ejecución y la firma de los documentos del SG-SST siguen siendo obligación del empleador y de las personas con la licencia y la formación que exige la normativa vigente (Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019, o las normas que las sustituyan).

3.2. Pentevark no presta asesoría legal, médica ni de SST. Las explicaciones, la aplicabilidad calculada, los puntajes y los reportes son apoyo para la gestión. La decisión y la responsabilidad del cumplimiento son del Cliente.

3.3. La inteligencia artificial solo asiste. Cuando esté habilitada, las sugerencias generadas por IA se marcan como "Asistido por IA", pueden contener errores y nunca se guardan ni ejecutan sin la confirmación de un usuario. La IA no decide si un requisito se cumple.

3.4. Un puntaje alto en la Plataforma no garantiza el resultado de una inspección, auditoría o visita de una autoridad.

3.5. Autorización por un profesional ajeno a Pentevark. El plan, los documentos, las evaluaciones y los reportes generados o gestionados con la Plataforma deben ser revisados y autorizados por un profesional en SST con la licencia vigente que exige la normativa, ajeno a Pentevark (el "Profesional"). Pentevark no es ese Profesional: no diseña, no firma, no avala ni certifica el SG-SST del Cliente ni su cumplimiento.

3.6. Registros internos. Los campos "Responsable del SG-SST" y "Revisado y autorizado" son registros internos que hace el Cliente. No son una firma electrónica con validez legal ni una certificación de Pentevark. Pentevark no verifica la identidad, la licencia, la vigencia ni la idoneidad de ninguna persona, y lo declarado en esos campos es responsabilidad de quien lo declara.

3.7. Aviso en pantalla y en los reportes. Texto fijo: "Pentevark es una herramienta de gestión. Este plan debe ser revisado y autorizado por un profesional en SST con licencia vigente, ajeno a Pentevark. Pentevark no firma, no certifica ni garantiza el cumplimiento."

4. Obligaciones del Cliente

4.1. Autorización de los titulares. El Cliente es el Responsable del tratamiento de los datos de sus trabajadores, contratistas y demás personas que cargue en la Plataforma. Declara y garantiza que:

• (a) obtuvo la autorización previa, expresa e informada de los titulares, o que el tratamiento está en una de las excepciones del art. 10 de la Ley 1581 de 2012;
• (b) para datos sensibles (incluidos los de salud), obtuvo la autorización explícita del titular, le informó que no está obligado a darla y le indicó cuáles datos son sensibles y para qué se usan (Ley 1581, art. 6; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3);
• (c) su política de tratamiento y sus autorizaciones cubren el uso de un proveedor tecnológico como Encargado, incluida la transmisión internacional a los países de los subencargados;
• (d) conserva la prueba de esas autorizaciones (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.5).

4.2. Veracidad. El Cliente es responsable de que la información que carga (perfil de la empresa, número de trabajadores, clase de riesgo, evidencias) sea veraz, completa, exacta y actualizada (Ley 1581, art. 17 lit. e). Los resultados de la Plataforma dependen de esa información.

4.3. Historia clínica ocupacional. El Cliente no debe cargar historias clínicas ocupacionales ni los exámenes o valoraciones clínicas que las integran. Su custodia corresponde al prestador de servicios de medicina de SST y son reservadas (Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, arts. 30 y 31). El empleador solo puede tener una copia con autorización expresa del trabajador y con un médico especialista en SST vinculado o un servicio de medicina laboral habilitado (art. 30 lit. b). Lo que normalmente corresponde cargar es el concepto médico ocupacional (art. 19) y el diagnóstico general de condiciones de salud sin datos individualizados (art. 20).

4.4. Accesos. El Cliente asigna roles a sus usuarios y es responsable de que solo accedan a datos sensibles las personas autorizadas. El responsable del SG-SST que no sea médico especialista en SST no debe acceder a historias clínicas ocupacionales (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.13).

4.5. Cuentas. El Cliente cuida las credenciales, no las comparte y avisa de inmediato a compliance@pentevark.com si sospecha un acceso no autorizado.

4.6. Uso prohibido. No cargar contenido ilícito o malware; no intentar acceder a datos de otras organizaciones; no hacer ingeniería inversa ni pruebas de carga o de seguridad sin autorización escrita; no revender el servicio.

4.7. Solicitudes de titulares. El Cliente atiende las consultas y los reclamos de sus trabajadores como Responsable. Pentevark le da traslado de las que reciba y lo apoya, según el Contrato de transmisión de datos.

4.8. Profesional responsable. El Cliente se obliga a que el SG-SST sea diseñado, revisado y autorizado por el Profesional que exige la normativa y a mantener su licencia y vigencia al día. La designación del Profesional y la veracidad de los datos que registre son de su exclusiva responsabilidad.

4.9. Datos del perfil. El Cliente declara con veracidad el número de trabajadores, las sedes y las demás condiciones que determinan el plan y la aplicabilidad de los requisitos, y las mantiene actualizadas. Declarar datos inexactos para obtener un plan, un precio o un límite distinto puede llevar a la suspensión o al cambio de plan.

5. Obligaciones de Pentevark

5.1. Prestar el servicio con diligencia profesional y con las medidas de seguridad descritas en la Política de tratamiento de datos y en el Contrato de transmisión de datos.

5.2. Tratar los datos del Cliente solo como Encargado y según sus instrucciones (Ley 1581, art. 18).

5.3. Informar al Cliente los incidentes de seguridad que afecten sus datos en el plazo del Contrato de transmisión de datos, y reportarlos a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando corresponda.

5.4. Permitir al Cliente exportar su información durante la vigencia y al terminar el contrato.

6. Propiedad intelectual

6.1. El software, la marca, los contenidos normativos (su estructura, explicaciones y reglas) y la documentación son de Pentevark o de sus licenciantes. El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada al plazo del contrato.

6.2. Los datos y evidencias que carga el Cliente son del Cliente. Pentevark no adquiere ningún derecho sobre ellos, salvo el necesario para prestar el servicio.

6.3. Los textos normativos oficiales son de dominio público y se citan con su fuente.

7. Precio, pago y facturación

7.1. Quién cobra. El pago de la suscripción se hace a Polar Software, Inc. (Dover, Delaware, EE. UU.), que actúa como revendedor autorizado y vendedor registrado (Merchant of Record): vende la suscripción al Cliente, cobra, emite su factura y su recibo y liquida los impuestos a la venta que le correspondan, según sus Términos de compra (https://polar.sh/legal/checkout-buyer-terms), que el Cliente acepta al pagar. El derecho de uso de la Plataforma lo otorga Pentevark según estos Términos. Nada en los términos de Polar limita los derechos que la ley colombiana le reconozca al Cliente y que no puedan renunciarse.

7.2. Prueba gratis. Cada organización nueva tiene 14 días gratis desde su creación, con todas las funciones, sin tarjeta ni pago. Al terminar la prueba no se cobra nada: si el Cliente no se suscribe, la organización pasa a solo lectura (7.8).

7.3. Planes y tramos. Hay un plan Gratis (hasta 10 trabajadores) y planes de pago según el número de trabajadores declarado en el perfil de la organización: 1 a 10, 11 a 50 y 51 o más. Cada plan de pago tiene un precio mensual y uno anual, en dólares estadounidenses (USD), publicados en https://www.pentevark.com/precios y en la pantalla "Plan y límites" antes de pagar, junto con los límites de cada plan. El Cliente es responsable de que el número de trabajadores sea veraz (4.2).

7.4. Impuestos y soportes. El precio publicado es el precio total e incluye los impuestos que Polar liquide, si los hay. Polar es un vendedor del exterior y no expide factura electrónica de la DIAN (Estatuto Tributario, art. 437 par. 2). El Cliente que necesite soportar el costo genera el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar (Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.4.12) y aplica las retenciones que le correspondan según su régimen. Pentevark informa, pero no presta asesoría tributaria (3.2).

7.5. Renovación automática. La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo (mes o año) por un periodo igual, con cargo al medio de pago registrado en Polar, hasta que el Cliente la cancele. No hay permanencia mínima. Para el plan anual, Pentevark avisa por correo al Admin con 30 días de anticipación a la renovación.

7.6. Cancelación. El Admin puede cancelar en cualquier momento, sin penalidad, desde "Gestionar pago y facturas" en la Plataforma (portal de cliente de Polar) o escribiendo a compliance@pentevark.com. La cancelación surte efecto al final del periodo pagado; hasta entonces el servicio sigue completo y después la organización pasa a solo lectura (7.8).

7.7. Reembolsos y retracto.

• (a) Los periodos ya transcurridos no se reembolsan, salvo lo que diga la ley o lo previsto en esta cláusula.
• (b) El servicio empieza al pagar, con el acuerdo del Cliente, por lo que no hay derecho de retracto (Ley 1480 de 2011, art. 47 num. 1). Sin perjuicio de lo anterior, si el Cliente lo pide dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su primer pago, se le reembolsa ese pago completo y la suscripción termina.
• (c) Si el Cliente es consumidor y cancela un plan anual después de una renovación automática, se le reembolsa la parte no usada del periodo.
• (d) Polar puede reembolsar un pago por su cuenta, dentro de los 60 días siguientes, para evitar un contracargo; en ese caso la suscripción termina.
• (e) Cuando la ley lo permita, el Cliente puede pedir la reversión del pago a su banco (Ley 1480, art. 51) y debe presentar su queja a compliance@pentevark.com.
• (f) Los reembolsos se hacen al mismo medio de pago, por Polar.

7.8. Falta de pago y solo lectura. Si un cobro falla, Polar avisa al Cliente por correo y reintenta el cobro durante un máximo de 21 días; mientras tanto el servicio sigue completo y la Plataforma muestra un aviso. Si el pago no se logra (o antes, si el banco indica que el medio de pago no puede usarse), la suscripción termina y la organización pasa a solo lectura: se puede consultar, descargar y exportar toda la información, pero no crear ni editar. La falta de pago no borra ningún dato ni genera intereses. El Cliente recupera el servicio completo al suscribirse de nuevo. El paso a solo lectura no termina este contrato; la terminación sigue la sección 9.

7.9. Cambio de tramo. Si el número de trabajadores del perfil cambia de tramo, Pentevark avisa al Admin y aplica el precio del nuevo tramo desde el siguiente periodo, sin cobros retroactivos ni a mitad de periodo. El Cliente puede pedir el cambio entre plan mensual y anual a compliance@pentevark.com.

7.10. Cambios de precio. Las suscripciones vigentes conservan su precio. Un cambio de precio se avisa con la anticipación de la sección 11 y solo aplica desde la siguiente renovación; el Cliente puede cancelar antes sin penalidad.

7.11. Moneda. Los precios y cobros son en dólares estadounidenses (USD), para clientes de cualquier país. Como Polar es un vendedor del exterior, el banco del Cliente puede cobrar comisiones por compra internacional, que no dependen de Pentevark ni de Polar.

7.12. Medios de pago. Tarjetas de crédito y débito y las billeteras que Polar habilite (Apple Pay, Google Pay, Link). No hay PSE, Nequi ni transferencia.

8. Responsabilidad

8.1. Pentevark responde por los daños directos causados por su culpa en la prestación del servicio, hasta el valor que el Cliente haya pagado en los últimos 12 meses, salvo dolo, culpa grave o incumplimiento de sus deberes legales como Encargado del tratamiento, casos en los que no aplica el límite.

8.2. Pentevark no responde por: (a) decisiones del Cliente basadas en la Plataforma sin la validación profesional de la sección 3; (b) información falsa o incompleta cargada por el Cliente; (c) tratamiento de datos cargados sin la autorización de sus titulares; (d) sanciones derivadas del incumplimiento del Cliente de sus obligaciones de SST.

8.3. El Cliente mantendrá indemne a Pentevark por reclamaciones de terceros derivadas del incumplimiento de las cláusulas 4.1 a 4.3.

8.4. Sin garantía de resultados. Pentevark no garantiza que el uso de la Plataforma produzca el cumplimiento normativo, la aprobación de una inspección, auditoría o visita, ni la ausencia de sanciones, siniestros o reclamaciones. El cumplimiento es obligación del empleador (3.1).

8.5. Terceros. Pentevark no responde por los actos, omisiones, conceptos, firmas o servicios del Profesional ni de ningún tercero que el Cliente designe, contacte o contrate.

8.6. Daños indirectos. Salvo dolo o culpa grave, Pentevark no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional ni daños indirectos o consecuenciales, y cualquier responsabilidad queda sujeta al límite de la cláusula 8.1.

8.7. Disponibilidad. La Plataforma se presta "tal como está" y con esfuerzo razonable de disponibilidad; las ventanas de mantenimiento, las fallas de terceros proveedores (nube, correo, pagos, IA) y la fuerza mayor no generan responsabilidad más allá de la cláusula 8.1.

8.8. Consumidores. Nada en esta sección limita los derechos que la ley reconoce al consumidor y que no pueden renunciarse.

9. Vigencia, suspensión y terminación

9.1. El contrato dura lo que el plan contratado y se renueva según la sección 7.

9.2. Pentevark puede suspender el acceso ante un incumplimiento grave (4.6) o un riesgo de seguridad, avisando 15 días antes salvo urgencia. La falta de pago no suspende el acceso: deja la organización en solo lectura (7.8).

9.3. Al terminar el contrato, el Cliente tiene 30 días para exportar su información (desde "Exportar todo" en la Plataforma) y puede cancelar la terminación dentro de ese plazo. Después, Pentevark la suprime según el Contrato de transmisión de datos, salvo lo que deba conservar por ley, y envía una constancia de la supresión. La conservación de los registros del SG-SST por 20 años (Decreto 1072, art. 2.2.4.6.13) es obligación del empleador; la exportación permite al Cliente cumplirla.

10. Confidencialidad

Cada parte guarda reserva de la información confidencial de la otra, durante el contrato y 5 años después; para datos personales, sin límite de tiempo.

11. Modificaciones

Pentevark puede modificar estos Términos avisando con 30 días de anticipación por correo y en la Plataforma. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato sin penalidad antes de la entrada en vigencia.

12. Ley aplicable y controversias

Ley colombiana. Las controversias se resuelven primero por arreglo directo durante 30 días y después ante los jueces competentes del domicilio de Pentevark Group, en Sogamoso, Boyacá. Esto no limita el derecho de los titulares de datos de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

13. Contacto

Pentevark Group · compliance@pentevark.com · Carrera 17 # 2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia.