Evaluaciones médicas ocupacionales: lo que pide la Resolución 1843 de 2025

La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo regula las evaluaciones médicas ocupacionales y la historia clínica ocupacional. Reemplazó a la Resolución 2346 de 2007 y a otras tres (art. 36). Rige desde el 6 de mayo de 2025, con 6 meses de transición (art. 35).

Aquí tienes lo que te pide como empleador, los plazos y los soportes que conviene guardar.

A quién aplica

A todas las empresas, sin importar el tamaño ni la clase de riesgo (art. 2). También a contratantes, trabajadores independientes y prestadores de medicina de SST.

En la Resolución 0312 de 2019, las evaluaciones médicas son el ítem 3.1.4, que está en los grupos de 7, 21 y 60 estándares. Las restricciones y recomendaciones médicas (3.1.6) aplican desde 21 estándares. La custodia de historias clínicas (3.1.5) y los estilos de vida saludables (3.1.7) están en el grupo de 60. ¿No sabes cuál es tu grupo? Lee 7, 21 o 60 estándares: cuáles aplican a tu empresa.

Los tipos de evaluación

La norma fija como mínimo estas evaluaciones (art. 8):

Evaluación	Cuándo se hace	Artículo
Preingreso	Antes de contratar, según las condiciones de trabajo del cargo	Art. 9
Periódica programada	Con la periodicidad que defina la empresa, nunca más de 3 años	Arts. 10 y 15
Por cambio de ocupación	Cuando cambian las tareas, el medio de trabajo o la exposición a riesgos	Art. 10
Egreso	Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la terminación de la relación	Art. 11
Retorno laboral	Antes del reintegro, tras una ausencia no médica de 90 días calendario o más	Art. 12
Post-incapacidad	Al terminar una incapacidad de 30 días calendario o más, o antes si la salud lo amerita	Art. 13
Seguimiento o control	Cuando hay que verificar cómo evoluciona una condición de salud ya identificada	Art. 14

Egreso

Tienes 5 días hábiles desde la terminación. Informa al trabajador el proceso y deja constancia de la notificación (art. 11).

Periódicas: máximo 3 años

Tú defines la periodicidad según la exposición a riesgos de cada cargo. Debe estar técnicamente justificada y solo por excepción llega a 3 años (art. 15). Lo usual es cada año.

Lo que hace el empleador

• Paga todo. Las evaluaciones y las pruebas complementarias son a cargo del empleador. Nunca se cobran al aspirante ni al trabajador (art. 5 lit. a).
• Cubre los traslados. Si hay que viajar a otro municipio, asumes desplazamiento, alojamiento y alimentación (art. 5 lit. b).
• Programa en horario de trabajo. Las periódicas se hacen dentro de la jornada (art. 5 lit. c).
• Contrata médicos con licencia. Las hace un médico especialista en SST con licencia vigente (art. 17). La ARL no puede hacerlas ni pagarlas (art. 6).
• Informa al prestador. Le entregas los perfiles de cargo, la matriz de peligros, los indicadores y los estudios técnicos, con constancia de entrega y recibido (art. 5 lit. d y art. 16).
• Comunica el concepto por escrito. Cada trabajador recibe su concepto médico y firma que lo recibió (art. 5 lit. i).
• Adapta el puesto en 20 días hábiles. Si el concepto trae recomendaciones o restricciones, ajustas las condiciones de trabajo en un plazo no mayor a 20 días hábiles (art. 5 lit. f).
• Ejecuta pausas activas. Implementas un programa de pausas activas dentro de la jornada (art. 5 lit. h).
• Hace campañas sobre alcohol, tabaco y drogas (art. 5 lit. g).

El concepto médico ya no usa la expresión "no apto", salvo en los casos especiales del artículo 2 (art. 19, par.). Lo que trae son recomendaciones o restricciones con su temporalidad.

Pruebas que no puedes pedir

No puedes exigir prueba de embarazo, VIH ni VDRL (serología) para contratar ni para que alguien siga trabajando (art. 21).

• La prueba de embarazo solo procede con consentimiento previo de la trabajadora y cuando el trabajo implica riesgos reales o potenciales (art. 21).
• Al listar las evaluaciones de preingreso, deja escrito que no incluyen prueba de embarazo (art. 22).
• Si hay exámenes de sangre, la candidata puede elegir el laboratorio (art. 22).
• La prueba de VIH tampoco va en la selección, salvo en empleos con riesgos reales o potenciales (art. 23).

Historia clínica: la guarda el prestador

La historia clínica ocupacional la custodia el prestador de medicina de SST que hizo la atención (art. 30 lit. a). Es reservada (art. 31).

Tú no guardas copia ni la anexas a la hoja de vida. La única excepción: autorización expresa del trabajador y un médico especialista en SST o servicio de medicina laboral habilitado vinculado a la empresa (art. 30 lit. b).

Lo que sí recibes y guardas es el concepto médico de cada evaluación. Si quien lleva tu SG-SST no es médico especialista, no accede a las historias clínicas (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.13).

El diagnóstico de salud de diciembre

Cada diciembre, quien hace las evaluaciones te entrega, sin costo adicional, un diagnóstico general de salud de tus trabajadores (art. 4 lit. g y art. 20). Va sin nombres ni datos individuales.

Úsalo para tu diagnóstico de condiciones de salud (ítem 3.1.1) y para tus programas de prevención. Pídelo si no llega.

Cuánto tiempo se conservan

Documento	Quién lo guarda	Plazo	Norma
Conceptos de preingreso, periódicos y de egreso	Empresa	Mínimo 20 años desde que termina la relación laboral	Decreto 1072, art. 2.2.4.6.13
Historia clínica ocupacional y evaluaciones	Prestador	Mínimo 20 años	Res. 1843, art. 30 lit. f

Los conceptos médicos son datos de salud: guárdalos con acceso restringido.

Lista de soportes

• Documento que define la periodicidad de las periódicas, con su justificación técnica (profesiograma).
• Constancia de entrega al prestador de perfiles de cargo, matriz de peligros e indicadores.
• Contrato o certificación del prestador, con la licencia del médico y la custodia de historias clínicas.
• Conceptos médicos con la firma de recibido de cada trabajador.
• Registro de cada egreso, incapacidad de 30 días o más, ausencia de 90 días o más y cambio de cargo, con su evaluación.
• Adaptaciones del puesto hechas en máximo 20 días hábiles.
• Lista de exámenes de preingreso que dice que no incluye prueba de embarazo.
• Diagnóstico general de salud de diciembre.
• Registros del programa de pausas activas.

Errores frecuentes

• Mantener la periodicidad sin justificarla. "Cada 3 años" sin soporte técnico no basta.
• Olvidar el egreso. Los 5 días hábiles corren rápido; informa al trabajador el proceso apenas termine la relación.
• Guardar la historia clínica en la carpeta del trabajador. Solo va el concepto.
• Cobrar exámenes al aspirante o hacerlos fuera de la jornada.
• Dejar la restricción en el papel. Sin la adaptación del puesto, la evaluación no cumple su propósito.
• Pedir prueba de embarazo "por si acaso". Está prohibido como requisito.

Cómo lo hace Pentevark

Las evaluaciones médicas te aparecen como norma complementaria, aparte de tu puntaje de la 0312. El calendario te recuerda las periódicas (cada 12 meses por defecto; puedes elegir 24 o 36 si el profesiograma lo justifica) y el diagnóstico de diciembre. Cada trimestre te propone revisar los egresos, incapacidades, retornos y adaptaciones pendientes. Los conceptos se suben como evidencia sensible.

Las evaluaciones son parte del ciclo anual del sistema: míralas junto al resto en el calendario anual del SG-SST. Si tu empresa tiene trabajo en alturas, revisa también trabajo en alturas, que pide su propio concepto de aptitud.

Esta guía resume la norma para orientarte. No reemplaza la asesoría de un profesional en SST con licencia vigente.

Fuentes

• Resolución 1843 de 2025, normograma de MinTIC
• Resolución 1843 de 2025, Régimen Legal de Bogotá
• Decreto 1072 de 2015, Función Pública
• Resolución 0312 de 2019, PDF oficial de Mintrabajo